本標準規定了生態環境監測業務工作中產生的具有保存價值的不同形式和載體的生態環境監測文件材料的形成、積累、整理、歸檔和生態環境監測檔案的保管與鑒定、開發和利用的一般方法，適用于各級生態環境主管部門所屬生態環境監測機構（部門）檔案管理工作。其他（生態）環境監（檢）測機構（部門）的生態環境監測檔案管理可參照本標準執行。
本標準內容引用了下列文件中的條款。凡是不注日期的引用文件，其有效版本適用于本標準。
GB/T 11821 照片檔案管理規范
GB/T 18894 電子文件歸檔與電子檔案管理規范
HJ/T 7 中國檔案分類法環境保護檔案分類表
HJ/T 9 環境保護檔案著錄細則
DA/T 38 電子文件歸檔光盤技術要求和應用規范
DA/T 50 數碼照片歸檔與管理規范
《中華人民共和國保守國家秘密法》（中華人民共和國主席令第二十八號）
《環境保護檔案管理辦法》（原環境保護部 國家檔案局令第43號）
下列術語和定義適用于本標準。
3.1
生態環境監測文件材料 ecological and environmental monitoring documents
生態環境監測工作、活動中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式和載體的文件材料的總稱，以下簡稱文件材料。
3.2
生態環境監測檔案ecological and environmental monitoring records
對國家、社會和單位具有憑證、查考和利用價值并歸檔保存的文件材料。
4.1 生態環境監測機構（部門）的檔案工作機構或檔案工作負責部門（以下簡稱檔案部門） 負責本單位檔案的集中統一管理。
4.2 文件材料承辦部門（承辦人）應在本單位檔案部門的指導下，分類整理文件材料，確保其真實有效、完整、安全、可用。
5.1 文件材料的形成和積累，按照“誰承辦，誰負責”的原則，根據生態環境監測工作的不同階段，由形成材料的承辦部門（承辦人）負責收集整理。若承辦部門涉及2個及以上，由主辦部門負責收集整理。歸檔文件材料應符合歸檔要求。
5.2 檔案部門人員應參與生態環境監測工作和活動，了解生態環境監測工作職能和文件材料的形成過程，督促、指導、檢查承辦部門（承辦人）做好文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作。
6.1 文件材料的歸檔范圍
6.1.1下列直接記載和反映生態環境監測工作和活動，具有利用價值應歸檔保存的各種形式和載體的文件、記錄和數據均屬歸檔范圍：
a) 生態環境監測工作方案、規劃（計劃）、總結；
b) 生態環境監測質量保證的要求、計劃和考核情況；
c) 生態環境質量監測文件材料；
d) 生態環境質量報告書、專題報告與數據；
e) 監督性監測管理文件材料；
f) 生態環境突發事件監測文件材料；
g）各類專項監測、委托監測、咨詢服務監測等文件材料；
h）生態環境監測網絡管理文件材料；
i）生態環境監測業務軟件系統文件材料；
j）其他應歸檔材料。
6.1.2 文件材料歸檔范圍詳見附錄A。
6.2 文件材料的歸檔要求
6.2.1 為保證生態環境監測檔案的案卷質量，檔案部門需從真實性、準確性、規范性、系統性、完整性、安全性、有效性、可用性等方面對歸檔工作進行指導、檢查。
6.2.2 歸檔的紙質文件材料應當字跡工整、數據準確、圖樣清晰、標識完整、手續完備、書寫和裝訂材料符合檔案保護的要求。
6.2.3 歸檔的電子文件（含電子數據）應采用符合國家標準或能夠轉換成符合國家標準的文件格式，滿足長期保存的格式要求；電子文件的歸檔按照GB/T 18894、DA/T 38有關規定執行。6.2.4 歸檔電子文件應當和紙質文件保持一致，并與相關聯的紙質檔案建立檢索關系。具有重要價值的電子文件應當同時轉換為紙質文件歸檔。
6.3 文件材料的歸檔時間
6.3.1 文件材料歸檔工作一般應于次年3月底前完成。
6.3.2 生態環境質量報告、綜合或專項環境質量分析與評價報告、專題報告及相關數據等文件材料應于工作完成后2個月內完成歸檔。
6.3.3 生態環境監測業務軟件系統、系統使用維護手冊等，在軟件系統驗收完畢后3個月內歸檔。
6.4 文件材料的歸檔份數
一般紙質文件歸檔1份，重要的、利用頻繁的和有專門需要的可適當增加份數；電子文件可采用在線或離線方式歸檔，并至少儲存備份2套。
6.5 文件材料的歸檔手續
所有歸檔文件材料收集、整理完畢后，由承辦部門(承辦人)填寫歸檔移交清單（見附錄B），經檔案部門審核驗收、清點無誤后，辦理移交手續。歸檔移交清單永久保存。
7.1 文件材料整理應遵循文件材料的形成規律，保持卷內文件材料的有機聯系和案卷成套系統。
7.2 文件材料整理時一般應按不同保管期限分別組卷，有機聯系的文件材料不能分開，保管期限按照卷內文件的最長保管期限確定。
7.3 文件材料根據不同內容性質選擇“年度—問題”“年度—區域—項目”“年度—行業— 機構—項目”進行組卷。
7.4 跨年度的文件材料在文件辦結年度歸檔；長遠規劃、兩年以上的總結、年報、年鑒及回顧性的文件材料按文件材料產生的年度歸檔。
7.5 卷內文件材料的排序
7.5.1 文件材料按產生時間或重要程度排序，文字在前、圖樣在后；正文在前，附件在后； 正本在前，定稿（包括重要文件的歷次修改稿）在后；不同文字的文本，無特殊規定的，漢文文本在前，少數民族文字文本在后；中文文本在前，外文文本在后。
7.5.2 生態環境監測數據類文件材料按“項目—時間”或“時間—項目”排序。
7.6 卷內文件材料應按排列順序，依次編寫件號及頁號。裝訂的案卷卷內文件材料均在有效書寫內容頁面的右下角編寫頁號；雙面書寫的文件材料，正面在右下角、背面在左下角編號，頁號均從1開始；不裝訂的案卷，以件為單位編寫頁號，已有頁號的文件可不再重新編寫頁號，應逐件在每份文件的首頁上方空白處加蓋檔號章。
7.7 每個案卷應編寫卷內目錄，并填寫卷內備考表（卷內目錄、卷內備考表不編寫頁號）。
7.8 案卷編目式樣見附錄 C。
7.8.1 案卷目錄式樣見附錄C圖C.1。
7.8.2 卷內目錄式樣見附錄C圖C.2。
7.8.3 卷內備考表式樣見附錄C圖C.3。
7.8.4 在編制檔案目錄時，應對檔案內容和形式特征進行分析、選擇和記錄，以便檢索。著錄項一般包括題名與責任者項、稿本與文種項、密級與保管期限項、時間項、載體類型及形態項、技術參數項、附注與提要項、排檢與編號項等。生態環境監測檔案著錄按HJ/T 9有關規定執行。
7.9 案卷的分類與編號
7.9.1 生態環境監測檔案的編號由全宗號、目錄號（或分類號）、案卷號構成，示例如下：
7.9.2 整理時，按 HJ/T 7 進行分類，適當控制在 2～3 級類目，以實現方便保管和查找利用的目的。
7.10 照片檔案整理
7.10.1（紙質）照片檔案一般包括照片、底片和文字說明三部分；數碼照片檔案一般包括照片（含 EXIF 信息）和文字說明兩部分。
7.10.2 對反映同一內容的若干張照片，應選擇其中具有代表性和典型性的一組（或一張）照片歸檔，歸檔照片應能反映該項活動的全貌，且主題鮮明，圖像（影像）清晰、完整。
7.10.3 照片歸檔的文字說明應綜合應用事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等要素，概括該組（張）照片所反映的主要內容。
7.10.4 照片整理應根據不同事由，保持照片所反映內容的有機聯系，按“保管期限—年度— 照片組—張號”排列。
7.10.5（紙質）照片整理參照 GB/T 11821 的規定；數碼照片整理可參照 DA/T50 的規定。
8.1 生態環境監測檔案的保管與鑒定參照《環境保護檔案管理辦法》有關規定執行。
8.2 生態環境監測檔案按保管期限分為永久、定期（定期分為 30 年和 10 年），詳見附錄 A。
8.3 涉密檔案的管理，按照《中華人民共和國保守國家秘密法》執行。
8.4 定期對室存生態環境監測檔案進行鑒定，對保管期限和密級需調整的案卷，進行調整。
8.5 檔案鑒定必須成立鑒定工作小組，由分管檔案工作的單位負責人，辦公廳（室）負責人檔案部門、承辦部門和保密部門負責人及經辦人員組成。經檔案鑒定小組鑒定無保存價值的檔案，須編制鑒定工作報告并建立檔案銷毀清冊，一式兩份，一份送上級主管部門備案，一份由本單位永久保存。
8.6 待銷毀檔案須由鑒定工作小組成員簽字后方可銷毀。
8.7 生態環境監測檔案的銷毀由檔案部門組織實施，銷毀工作由本單位檔案部門及保密部門人員（2 人以上）進行現場監督，并在銷毀清冊上簽字。未履行鑒定和審批手續，嚴禁銷毀。
8.8 電子檔案和檔案數字復制件需要銷毀的，除在指定場所銷毀離線存儲介質外，還應當確保電子檔案和檔案數字復制件從系統中徹底刪除。銷毀時應當留存電子檔案和檔案數字復制件元數據。電子檔案管理系統應在管理過程元數據、審計日志中自動記錄鑒定銷毀活動。
8.9 涉密檔案的銷毀應當符合《國家秘密載體銷毀管理規定》。
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