本標準規定了生態環境檔案著錄標識符號、著錄用文字、著錄項目與著錄格式、目錄數據庫、著錄信息源以及著錄項目細則。
本標準適用于各級生態環境主管部門及其所屬單位的檔案著錄，可用于建立生態環境檔案的檢索系統。
本標準引用了下列文件或其中的條款。凡是注明日期的引用文件，僅注日期的版本適用于本標準。凡是未注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本標準。
GB/T 3860 文獻主題標引規則
GB/T 7408 數據元和交換格式 信息交換 日期和時間表示法
HJ/T 7 中國檔案分類法 環境保護檔案分類表
下列術語和定義適用于本標準。
3.1
生態環境檔案 ecological and environmental archives
在生態環境保護各項工作和活動中直接形成的，對國家、社會和單位具有利用價值、應當歸檔保存的各種形式和載體的歷史記錄。
3.2
著錄 description
在編制檔案檢索工具時，按一定的規則對生態環境檔案的內容和形式特征進行分析、選擇和記錄的過程。
3.3
著錄項目 description item
揭示檔案內容和形式特征的記錄事項。
3.4
條目 entry
組成檔案目錄的單元，是對檔案的內容和形式特征所作的一條記錄，它由著錄項目組成，是著錄的結果。
3.5
著錄格式 description format
著錄項目在條目中的排列順序及其表達方式。
3.6
檔案目錄 archives catalog
按照一定的次序編排而成的條目的匯集，是檔案管理、檢索和報道的工具。
著錄標識符號規定如下：
a） = 并列題名；
b）： 置于說明題名文字之前；
c）； 用于分隔兩個（含）以上責任者項、文件編號、主題詞（關鍵詞）項等，也用于題名項、內容提要等項中呈平行關系的詞語之間；
d） + 用于正本與附件、附件與附件、多種稿本之間的連接；
e）[ ] 置于自擬著錄內容兩端；
f）( ) 置于解釋或補充說明內容的兩端，如責任者所屬機構名稱、責任者真實姓名、責任者職務、中國責任者時代、外國責任者國別及姓名原文等；
g）？ 用于不能確定的著錄內容；
h）– 用于承接上下文、起始與終止時間，以及檔號構成要素、電子文檔號、縮微號各層次之間的連接；
i）□ 表示一個殘缺的、無法辨識的文字，超過三個文字的用三個“□”表示。
5.1 著錄用漢字應當使用規范化的簡化漢字，外文與少數民族文字應當依照其文字規則書寫。
5.2 人名、地名、圖形、符號應當按原文照實著錄，無法照實著錄的可改為其他形式的相應內容，并加“ [ ] ”標識符號。
5.3 著錄項目中各種編號、代號、時間、數量中的數字應當采用阿拉伯數字。
6.1 著錄項目
6.1.1 題名與責任者項
a）案卷題名；
b）文件題名；
c）責任者；
d）機構名稱；
e）文件編號。
6.1.2 稿本與文種項
a）稿本；
b）文種。
6.1.3 利用控制與保管期限項
a）密級；
b）保密期限；
c）公開屬性；
d） 控制標識；
e） 保管期限。
6.1.4 時間項
a）日期；
b）起止日期。
6.1.5 載體類型及形態項
a）載體類型；
b）總頁數（頁數）；
c）件數；
d）載體數量；
e） 載體單位；
f） 載體規格。
6.1.6 備注項
6.1.7 標準編號及有關記載項
6.1.8 提要項
6.1.9 排檢與編號項
a）分類號；
b）檔案館（室）代號；
c）檔號；
d）電子文檔號；
e）縮微號；
f）主題詞或關鍵詞。
6.2 著錄格式
生態環境檔案的著錄格式，以“卷”為單位整理的，分為案卷級目錄著錄格式與卷內文件級目錄著錄格式；以“件”為單位整理的，為歸檔文件目錄著錄格式。
7.1 一般要求
7.1.1 以“卷”為單位整理的檔案，應當建立案卷級目錄數據庫、卷內文件級目錄數據庫；以“件” 為單位整理的檔案，應當建立歸檔文件目錄數據庫；
7.1.2 為滿足生態環境檔案管理需要，應當建立符合實際需求的結構化關系型機讀目錄數據庫，且目錄數據庫應當具有可擴展性。
7.2 數據庫結構
7.2.1 案卷級目錄數據庫結構
案卷級目錄數據庫結構見表 1。
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