1.1 任務來源
為進一步提高生態環境保護檔案管理水平,2013 年,原環境保護部辦公廳印發《關于開展 2013 年度國家環境保護標準項目實施工作的通知》(環辦函〔2013〕54 號),下達了《環境保護檔案管理規范 建設項目環境保護管理》(HJ/T 8.3-94)的修訂任務,項目編號為 2013-89。項目承擔單位為蘇州大學。
2020 年 1 月 8 日,為加快標準修訂進程,生態環境部辦公廳印發《關于變更國家環境保護標準制修訂任務承擔單位的函》(廳函〔2020〕2 號),將標準制修訂任務的承擔單位變更為生態環境部華南環境科學研究所。
1.2 工作過程
(1)啟動標準制修訂的前期工作
2020年1月8日,生態環境部華南環境科學研究所接到任務后,迅速召開啟動會,成立標準編制組,繼續開展標準的制修訂工作。
(2)開展調研工作,確定標準修訂原則及技術路線
針對建設項目生態環境保護檔案管理存在的問題及需求,編制組收集了國內外相關法律法規、國家標準、行業標準及規定,通過實地調研、座談、函調、電話咨詢和視頻會議等方式了解各級生態環境主管部門及其所屬單位的職能、建設項目生態環境保護檔案管理機制模式以及信息化管理水平,充分論證, 確定了本次制修訂的技術路線、重點方向。
(3)編寫標準征求意見稿和編制說明
根據調研及資料分析,經多次修改完善,形成標準征求意見稿和編制說明,于 2021 年 1 月 15 日通過由生態環境部辦公廳組織的標準征求意見稿技術審查會。根據專家審查意見,進一步對標準征求意見稿和編制說明進行修改和完善。
2.1 建設項目生態環境檔案的重要意義
建設項目生態環境檔案是各級生態環境主管部門及其所屬單位在建設項目生態環境保護工作中產 生的,具有保存價值的不同形式和載體的文件材料,包括文字、圖表、數據、圖像、音頻、視頻等,是重要的民生資源、社會資源、政府資源和公共資源,在建設誠信環保、誠信社會、提高公眾社會生態環境責任、正確引導輿論及保障群眾的生態環境知情權、參與權、表達權和監督權方面發揮著重要作用。
2.2 現行標準的實施情況和存在問題
現行的《環境保護檔案管理規范 建設項目環境保護管理》(HJ/T 8.3-94)是 1994 年制定的。經過二十多年的發展,建設項目生態環境保護內容已發生重大變化。特別是 2013 年以來,黨中央、國務院印發了一系列有關“放管服”改革文件,要求轉變政府職能,簡政放權,強化事中事后監管。為此,生態環境部出臺了一系列條例、規定等,刪除有關行政審批事項,簡化環評程序,細化環評審批要求,強化事中事后監管,加大處罰力度,強化信息公開和公眾參與。原標準需要全面修訂,以適應生態環境保護工作的不斷發展。
2014 年,中央辦公廳、國務院辦公廳印發了《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》,對提高信息化條件下檔案管理科學化、規范化和法制化水平,促進檔案事業安全、協調和可持續發展提出了明確要求。
為進一步做好建設項目生態環境保護檔案管理工作,更好地服務環境保護工作,現亟需對 1994 年制定的《環境保護檔案管理規范 建設項目環境保護管理》進行修訂。
3.1 我國生態環境檔案相關標準
表 3.1-1 列出了《生態環境檔案管理規范 建設項目生態環境保護(征求意見稿)》借鑒參考的 12個現行國內檔案標準,均為推薦性標準。
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3.2 國外相關標準情況
20 世紀 90 年代中后期以來,電子檔案管理成為各國檔案部門研究和制修訂標準的重點內容。歐盟制訂實施了《文件系統模塊化需求體系》,挪威制訂實施了《電子文件檔案館移交暫行規定》《挪威公共管理機構電子文件管理系統功能要求》等,為電子檔案管理工作提供制度保障。美國實施《政府紙量減少法案》《文件處置法》,以保證電子檔案的控制力。到 2022 年底,美國聯邦機關所有涉及檔案的業務全部轉為在線進行。2022 年后,美國國家檔案館不再接收移交機關的永久或者臨時的原始檔案,僅接收電子格式+相關元數據的檔案。加拿大、英國將電子檔案管理納入《統一電子證據法》《個人信息保護和電子記錄法》《電子文件信息法律可采性行動規則》等電子證據管理法規體系,確立電子檔案證據屬性,強化電子檔案管理機構的權威性和強制性。美國、加拿大、新西蘭等多個國家還通過制定和實施數據保護法、信息自由法、新聞自由法、信息利用法、電子數據交換法等,將電子檔案的利用納入國家法律體系,充分發揮其服務效能。編制組在電子檔案管理中做了借鑒。
4.1 基本原則
在調查研究和應用實踐的基礎上,調整原標準中與目前建設項目生態環境保護檔案管理不適應的內容,增強其規范性、適用性、可操作性。
(1)規范性原則
按照《國家生態環境標準制修訂工作規則》(國環規法規〔2020〕4 號)規定的工作程序開展各階段工作。本標準按照《環境保護標準編制出版技術指南》(HJ 565-2010)編寫。
(2)需求導向原則
標準的編制須充分考慮建設項目生態環境保護檔案信息資源的特點,應滿足建設項目生態環境保護檔案收集、整理、鑒定、保管、統計和開發利用的基本需求。
(3)一致性原則
標準的編制與現行有效的法律法規、標準、規范應協調一致,避免不必要的差異。
4.2 技術路線
標準修訂的技術路線見圖 4.2-1。
5.1 適用范圍
參照《環境保護檔案管理辦法》(原環境保護部 國家檔案局令第 43 號),將標準的適用范圍修訂為“建設項目生態環境保護工作中產生的,具有保存價值的文件材料的形成與積累、整理、歸檔及檔案的管理、開發與利用等全過程管理的基本要求”。
參照《中華人民共和國檔案法》(中華人民共和國主席令 第四十七號),結合生態環境部門機構改革及職能變化,將適用對象修訂為“各級生態環境主管部門及其所屬單位”,并補充“其他部門、單位的建設項目生態環境保護檔案管理可參照本標準執行”。
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