本標準規定了生態環境儀器設備在申請與購置、開箱驗收與安裝調試、使用（運轉）、維修、改裝、調撥及報廢等過程中產生的，具有保存價值的文件材料的形成與積累、整理、歸檔及檔案的管理、開發與利用等全過程有關要求。
本標準適用于各級生態環境主管部門及其所屬單位（以下簡稱生態環境部門）的生態環 境儀器設備檔案管理工作。其他部門、單位的生態環境儀器設備檔案管理可參照本標準執行。
自行研制儀器設備開箱驗收前的檔案管理按 HJ/T 8.1 有關規定執行。
本標準引用了下列文件或其中的條款。凡是注明日期的引用文件，僅注日期的版本適用于本標準。凡是未注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本標準。
GB/T 10609.3 技術制圖-復制圖的折疊方法
GB/T 11821 照片檔案管理規范
GB/T 11822 科學技術檔案案卷構成的一般要求
GB/T 18894 電子文件歸檔與電子檔案管理規范
HJ/T 7 中國檔案分類法 環境保護檔案分類表
HJ/T 9 環境保護檔案著錄細則
DA/T 31 紙質檔案數字化規范
DA/T 50 數碼照片歸檔與管理規范
DA/T 69 紙質歸檔文件裝訂規范
《國家重大科研基礎設施和大型科研儀器開放共享管理辦法》（國科發基〔2017〕289 號）
下列術語和定義適用于本標準。
3.1
生態環境儀器設備文件材料 ecological and environmental equipment documents
用于研究、觀測、試驗、檢驗、檢測、計量等各類生態環境保護活動的儀器設備在申請與購置、開箱驗收與安裝調試、使用（運轉）、維修、改裝、調撥及報廢等過程中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式和載體的記錄，以下簡稱文件材料。
3.2
生態環境儀器設備檔案 ecological and environmental equipment records
具有憑證、查考和保存價值并歸檔保存的生態環境儀器設備文件材料，以下簡稱檔案。
4.1 生態環境部門應建立健全生態環境儀器設備檔案工作規章制度，將檔案管理工作要求納入生態環境儀器設備的管理制度和工作流程，同部署、同實施、同檢查。
4.2 生態環境部門的檔案工作機構或檔案工作負責部門（以下簡稱檔案部門）負責本單位檔案的集中統一管理。
4.3 文件材料承辦部門（承辦人）應在本單位檔案部門的指導下，分類整理文件材料，確保其真實有效、完整、安全、可用。
5.1 生態環境儀器設備在申請與購置、開箱驗收與安裝調試、使用（運轉）、維修、改裝、調撥及報廢等過程中直接形成的文件材料由承辦部門（承辦人）負責收集積累。若承辦部門涉及 2 個及以上，由主辦部門負責收集積累，協辦部門配合完成收集積累工作。
5.2 文件材料在形成后應及時收集，并實行預立卷制度。
5.3 承辦部門（承辦人）應依據附錄 A（包括但不限于附錄 A）的歸檔范圍收集文件材料。
5.4 文件材料應字跡工整、圖樣清晰、標識完整、簽章手續完備。
5.5 電子文件的收集應在業務系統電子文件擬制、辦理過程中完成，電子文件及其組件應確保齊全、完整，元數據規范。
5.6 以專有格式存儲的電子文件不能轉換為通用格式時，應同時收集專用軟件、技術資料、操作手冊等。
5.7 開箱驗收形成的照片或影像文件應能反映儀器設備（含配件）的全貌，且圖像（影像） 清晰、完整。
5.8 檔案部門應督促、檢查與指導承辦部門（承辦人）做好文件材料的形成積累與收集。
6.1 整理的原則和要求
6.1.1 文件材料整理應遵循其自然形成規律，保持案卷成套、系統性，確保案卷內文件材料的有機聯系，按 GB/T 11822 有關要求具體執行。
6.1.2 文件材料整理時通常應按每臺（套）儀器設備分別組卷，有機聯系的文件材料不能分開，隨機圖件可單獨組卷。
6.1.3 生態環境儀器設備在使用（運轉）、維修、改裝、調撥及報廢等過程中形成的文件材料，宜以插卷方式放入原案卷中，并在備考表中予以說明和標注。
6.2 價值鑒定與保管期限
6.2.1 參照《國家重大科研基礎設施和大型科研儀器開放共享管理辦法》有關規定，生態環境儀器設備可按照單臺（套）價格分為重要級和一般級。
a）重要級儀器設備：單價 50 萬元（含 50 萬元）以上儀器設備。
b）一般級儀器設備：單價 50 萬元以下儀器設備，其中 5 萬元以下儀器設備的文件材料自行管理，亦可參照執行。
c）單價 50 萬元以下對國家、社會或單位有重大用途或意義的儀器設備可視情況定為重要級。
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