1.1 任務來源
為充分地發揮儀器設備檔案在生態環境事業中的作用，進一步提高生態環境檔案的管理水平，2013 年，原環境保護部辦公廳以《關于開展 2013 年度國家環境保護標準項目實施工作的通知》（環辦函〔2013〕154 號）下達了《環境保護檔案管理規范 環境保護儀器設備》（HJ/T 8.5-1994）（以下簡稱現行《標準》）的修訂任務，項目統一編號為 2013-88，項目主承擔單位為蘇州大學。
2020 年 1 月 8 日，為加快后續標準修訂進程，生態環境部辦公廳印發《關于變更國家環境保護標準制修訂任務承擔單位的函》（廳函〔2020〕2 號），將本標準制修訂任務的承擔單位變更為生態環境部華南環境科學研究所（以下簡稱華南所）。
1.2 工作過程
1.2.1 啟動標準修訂工作，完成標準開題論證
2013 年 11 月，蘇州大學編制組在原環境保護部信息中心召開了現行《標準》的修訂實施方案論證會，確定了項目具體研究內容、研究范圍、項目工作計劃、時間安排、工作任務分工等。2014 年 3 月， 由原環境保護部科技標準司主持召開標準開題論證會，同意通過開題論證。2020 年 1 月 8 日，華南所接到任務變更通知后，迅速召開關于現行《標準》的編制啟動會，成立標準編制組，繼續開展本標準的制修訂工作。
1.2.2 進一步開展調研工作，明確標準修訂的重點內容
針對生態環境儀器設備檔案管理存在的問題及需求，編制組收集了國內外相關法律法規、國家標準、行業標準及規定，通過實地調研、座談、函調、電話咨詢和視頻會議等方式了解各級生態環境主管部門及其所屬單位的職能、生態環境儀器設備檔案管理機制模式以及信息化管理水平，充分論證，確定了本次制修訂的技術路線、重點方向。
1.2.3 編制完成標準征求意見稿及編制說明
根據調研及資料分析，經多次修改完善，形成標準征求意見稿和編制說明，于 2021 年 9 月 29 日通過由生態環境部辦公廳組織的標準征求意見稿技術審查會。根據專家審查意見，進一步對標準征求意見稿和編制說明進行修改和完善。
2.1 加強儀器設備檔案管理工作的客觀需求
生態環境保護是一項科學技術要求極高的工作，需要借助儀器設備才能獲知相關生態環境情況，為此，我們必須購買或研制儀器設備。儀器設備檔案則是儀器設備工作真實的歷史記錄，它對開展和促進生態環境保護工作意義重大，如果儀器設備檔案管理不善，沒有完整、準確、真實、系統與安全的設備檔案，則無法有效地開展和促進生態環境保護工作，為此，我們必須重視生態環境儀器設備檔案管理。
隨著信息技術的發展，規范檔案管理的模式和要求，開展檔案數字化工作，完善檔案信息系統功能均具有十分重要的現實意義。中央辦公廳、國務院辦公廳于 2014 年印發了《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》，對新形勢下進一步完善檔案工作管理體制和機制，提高信息化條件下檔案管理科學化、規范化和法制化水平，促進檔案事業安全、協調和可持續發展提出了明確要求。2016 年出臺的《環境保護檔案管理辦法》（中華人民共和國環境保護部、國家檔案局令第 43 號）對儀器設備檔案管理提出了新的標準和要求。
2.2 現行《標準》的實施情況和存在問題
現行《標準》是1994 年制定的，它是在主要參考《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（GB/T 11822-1989）、《科學技術研究課題檔案管理規范》（DA/T 2-1992），并結合環境保護儀器設備檔案具體情況的基礎上制訂而成的。經過二十多年的應用，隨著檔案管理相關法律、法規、標準和規范性文件的制修訂以及生態環境系統機構改革和文件管理數字轉型，生態環境儀器設備管理及檔案管理要求都發生了較大變化。這使得現行《標準》在發揮積極作用的同時，也不斷暴露出不太適應當前儀器設備檔案信息的查閱利用規律與需求等相關問題。這一標準當時制訂的主要依據《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（GB/T 11822-1989）本身作了較大修訂，中間形成了 2000 版，目前已修訂至 2008 版，對生態環境儀器設備提出了最新要求。同時信息化的發展，致使現行《標準》適用性降低，無法在現階段生態環境儀器設備檔案管理的實際工作中發揮更有意義的價值。因此，為進一步做好生態環境儀器設備檔案管理工作，更好地服務于生態環境保護工作，亟需對現行《標準》進行修訂。
3.1 國內相關標準情況
3.1.1 我國檔案管理標準
表 3.1-1 列出了本標準制修訂所引用的現行國內相關標準，這些標準體現了我國檔案管理的最新要求。
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3.1.2 環境保護檔案相關管理規定
1988 年，原國家環境保護局和國家檔案局聯合印發《環境保護檔案管理暫行規定》，為我國環境保護檔案的規范化管理奠定了基礎。1990 年，原國家環境保護局組織開展《中國環境保護檔案分類規范》研討，1995 年，頒布了《環境保護檔案主題詞表》等相關管理規定，使我國的環境保護檔案工作進入了法制化、規范化階段。
1994 年，為加強環境保護檔案管理，開發利用環境保護檔案信息資源，原國家環境保護局、國家檔案局發布了《環境保護檔案管理辦法》（國家環境保護局 國家檔案局令 第 13 號），同時，《環境保護檔案管理暫行規定》廢止。2016 年，為了加強環境保護檔案的形成、管理和保護工作，開發利用環境保護檔案信息資源，原環境保護部重新修訂并發布了《環境保護檔案管理辦法》（中華人民共和國環境保護部、國家檔案局令第 43 號）。
3.2 國外相關標準情況
國外儀器設備檔案的開放和利用存在多種方式，檔案資源服務細致化水平較高，電子檔案管理機制較為完善。檔案管理手段上具有管理信息化、保障措施法制化和高度開放性等特點。
4.1 基本思路
在多年應用實踐和調查研究基礎上，調整現行《標準》中與目前生態環境檔案管理不相適應的要求， 使本標準更加規范、全面，增強適用性和可操作性，更宜于生態環境檔案的科學管理。
4.2 基本原則
（1）遵循國家法律法規相關要求
標準修訂工作遵循《國家生態環境標準制修訂工作規則》（國環規法規〔2020〕4 號）的相關規定。
（2）與國家相關標準相協調
與相關政策、法規以及技術緊密結合，需要從長遠考慮，并與已有的國家、行業以及相關標準兼容， 與現行生態環境標準體系銜接配套。
（3）滿足儀器設備檔案管理的特點和基本需求
考慮各級生態環境部門檔案管理機制、管理模式、措施手段及檔案信息化程度等，注重嚴謹性和可操作性，突出指導性和實用性，兼顧科學性和先進性特點，滿足儀器設備檔案形成和積累、整理和歸檔， 檔案的管理、開發和利用的基本需求。
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