HJ/T 78-2001 環境保護檔案管理數據采集規范

1 范圍

      本標準規定了環保文書檔案、科研檔案、監測檔案、監理檔案、基建檔案、會計檔案、特殊載體檔案及檔案借閱管理的計算機管理系統數據項的采集內容及方法。

      本標準適用于環保系統各類檔案數據庫建立、檢索等計算機數據管理。

2 引用標準

      下列標準所包含的條文，通過在本標準中引用而構成為本標準的條文。本標準出版時，所示版本均為有效。所用標準都會被修訂，使用本標準的各方應探討使用下列標準最新版本的可能性。

      GB/T 7156.1987文獻保密等級代碼

      GB/T 8563.1988 獎勵代碼

      GB/T 11821.1989 照片檔案管理規范

      GB/T 4754.1994 國民經濟行業分類與代碼

      GB/T 15418.1994 檔案分類標引規則

      GB/T 2260.1999 中華人民共和國行政區劃代碼

      DA/T 2.1992 科學技術研究課題檔案管理規范

      DA/T 13.1994 檔號編制規則

      DA/T 15.1995 磁性載體檔案管理與保護規范

      DA/T 18.1999 檔案著錄規則

      DA/T 19.1999 檔案主題標引規則

      HJ/T 8.1.1994 環境保護檔案管理規范科學研究

      HJ/T 8.2.1994 環境保護檔案管理規范環境監測

3 定義

3.1 環保文書檔案：環境保護部門處理黨務、行政事務及業務管理工作中形成的文件材料。

3.2 環保科研檔案：在環保科學技術研究活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等記錄形式的科研文件材料。

3.3 環境監測檔案：在環境監測和行政管理等活動中直接形成的?具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等記錄形式的環境監測文件材料。

3.4 環境監理檔案：在環境監理活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等記錄形式的環境監理文件材料。

3.5 基建檔案：基本建設工程的規劃、設計、施工、竣工、驗收和管理、使用、維護等活動中形成的具有保存價值的文字、圖紙、聲像等記錄形式的文件材料。

3.6 會計檔案：會計憑證、會計帳簿和財務報告等會計核算專業材料，是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據。

3.7 照片檔案：國家機構、社會組織及個人在環境保護活動中直接形成的，具有保存價值的以感光材料為載體，以影像為主要反映方式的歷史記錄。

3.8 常規照片檔案：用一般照相機和普通膠片，采用可見光使膠片感光的照片檔案。常規照片檔案包括底片、照片和說明三部分。

3.9 磁性載體文件；以磁性材料（如計算機磁帶、軟磁盤、錄象帶、錄音帶）為信息載體的文件。

3.10 磁性載體檔案：國家機構、社會組織和個人在環境保護活動及科學實踐中直接形成的有保存價值的磁性載體文件。

3.11 實物檔案：在環境保護工作中形成或上級頒發及有關單位贈送的標本、證書、獎狀、獎杯、錦旗、印章、牌匾、題字、題辭（題詞）等不同載體的實物。

4 數據采集基本規則

4.1 數據項的選取應以案卷或文件的實際內容為依據，結合本單位管理工作的具體情況確定。

4.2 各數據項的字節長度參照表1中規定的長度確定。

表1 數據項

5 數據項

5.1全宗名稱

      全宗指一個獨立的機關、組織或個人在社會活動中形成的檔案有機整體。一般錄入單位全稱或通用簡稱。

      例：

      1.全稱：國家環境保護總局

      2.全稱：中國環境科學研究院

      3.全稱：河北省環境保護局

5.2 全宗號

      檔案館指定給每個全宗的代碼。

5.3 目錄號

      全宗內案卷所屬目錄的編號，在同一全宗內不允許出現重復的目錄號。

5.4 案卷號

      目錄內案卷的順序號（流水號），在同一案卷口錄內不允許出現重復的案卷號。

5.5 檔號

      檔案館（室）在整理和管理檔案的過程中，以字符形式賦予檔案的一組代碼。依據《檔號編制規則》執行。

5.6 保存狀態

      保存狀態包括止常保存、超期保存、移交、銷毀。

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