1.1 為建立健全全國環境保護檔案（以下簡稱“環保檔案”）標準化、現代化的統一檢索體系，以適應開發環保檔案信息資源，服務于社會主義現代化建設和環境保護事業的需要，制定本細則。
1.2 本細則是以中華人民共和國GB 3792.5-85《檔案著錄規則》為依據，結合環保檔案的特點和我國環保檔案工作的實際情況而制定的。本細則是環保檔案著錄的依據。
1.3 主要內容與適用范圍
本細則規定了環保檔案著錄項目、著錄格式、標識符號、著錄用文字、著錄信息源以及著錄項目細則。
本細則適用于各級環境保護部門的檔案著錄，既適用于建立環保檔案的手工檢索系統，也適用于建立環保檔案的機器檢索系統。
GB 7156-87 文獻保密等級代碼
GB 2808-81 全數字式日期表示法
3.1 環保檔案
是指各級環境保護機構在環境保護活動中直接形成的，對國家和襯會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
3.2 環保檔案著錄
在編制環保檔案檢索工具時，按一定的規則對環保檔案的內容和形式特征進行分析、選擇和記錄的過程。
3.3 環保檔案目錄
按照一定的次序編排而成的環保檔案條目的組合，是環保檔案檢索和報道的工具。
3.4 條目
組成檔案目錄的單元，是對檔案的內容和形式特征所作的一條記錄，它由著錄項目組成，是著錄的結果。
3.5 著錄項目
揭示檔案內容和形式特征的記錄事項。相對獨立的項目稱為大項，組成各大項的特定內容稱為小項。
3.6 著錄格式
著錄項目在條目中的排列順序及其表達方式。
4.1 題名與責任者項
4.1.1 正題名※
4.1.2 并列題名
4.1.3 副題名及說明題名文字
4.1.4 文件編號
4.1.5 第一責任者 ※
4.1.6 其他責任者
4.1.7 附件
4.2 文本與版本項
4.2.1 文本
4.2.2 版本
4.3 密級與保管期限項
4.3.1 密級
4.3.2 保管期限
4.4 時間項※
4.5 載體類型及形態項
4.5.1 載體類型標識
4.5.2 數量及單位
4.5.3 規格
4.6 技術參數項
4.7 附注項
4.8 標準編號及有關記載項
4.9 提要項
4.10 排檢與編號項
4.10.1 分類號※
4.10.2 檔案館（室）代號
4.10.3 檔號※
4.10.4 縮微（或光盤）號 ※
4.10.5 主題詞※
（凡有※者，為必要著錄項目，其余為選擇項目）
5.1著錄項目標識符
5.1.1著錄項目之前冠以一定的標識符
— 各大項（題名與責任者項、排檢與編號項、提要項除外）。
=并列題名。
: 副題名及說明題名文字、文件編號、數量及單位、規格。
/ 第一責任者。
； 其他責任者、保管期限、版本。
， 兩個相同著錄項目之間（除附件外）。
+ 附件。
5.1.2 著錄項目標識符說明
5.1.2.1 除“?一”符占兩格并在回行時不應拆開外，其它符號占一格，前后均不再空格。
5.1.2.2 除題名與責任者項外，各大、小項回行時，均不省略標識符。
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