本標準規定了污染源調查、監督、治理、環境風險管控等工作和活動中產生的，具有保存價值的文件材料的形成與積累、整理、歸檔及污染源管控檔案的管理、開發與利用等全過程管理的基本要求。
本標準適用于各級生態環境主管部門及其所屬單位（以下簡稱生態環境部門）的污染源管控檔案 管理工作。其他部門、單位的污染源管控檔案管理可參照本標準執行。
在部署污染源普查等專項工作時，有明確文件材料歸檔要求的，按相應專項工作要求執行。涉及 核與輻射安全的檔案管理按《生態環境檔案管理規范 核與輻射安全》執行。涉及環境監測的檔案管理按《生態環境檔案管理規范 生態環境監測》執行。涉及環境監察的檔案管理按《環境保護檔案管理規范 環境監察》執行。涉及建設項目的生態環境檔案管理按《環境保護檔案管理規范 建設項目環境保護管理》執行。
本標準引用了下列文件或其中的條款。凡是注明日期的引用文件，僅注日期的版本適用于本標準。 凡是未注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本標準。
GB/T 10609.3 技術制圖 復制圖的折疊方法
GB/T 11821 照片檔案管理規范
GB/T 11822 科學技術檔案案卷構成的一般要求
GB/T 18894 電子文件歸檔與電子檔案管理規范
HJ/T 7 中國檔案分類法 環境保護檔案分類表
HJ 9 生態環境檔案著錄細則
DA/T 15 磁性載體檔案管理與保護規范
DA/T 31 紙質檔案數字化規范
DA/T 38 電子文件歸檔光盤技術要求和應用規范
DA/T 50 數碼照片歸檔與管理規范
DA/T 68 檔案服務外包工作規范
DA/T 69 紙質歸檔文件裝訂規范
DA/T 78 錄音錄像檔案管理規范
下列術語和定義適用于本標準。
3.1
污染源 pollution source
環境污染的發生源，通常指能產生物理的、化學的及生物的有害物質或能量的設施、裝置或場所等人類活動引起的環境污染發生源。
3.2
污染源管控 pollution source management and control
運用經濟、技術、法律、行政以及其他管理手段和措施，對污染源進行調查、監督、治理、環境 風險管控等工作和活動。
3.3
污染源管控文件材料 pollution sources documents
生態環境部門在污染源管控工作和活動中形成的，具有保存價值的文字、圖表、聲像、電子文件 等不同形式和載體的信息記錄。
3.4
污染源管控檔案 pollution sources archives
具有憑證、查考和保存價值并歸檔保存的污染源管控文件材料。
4.1 污染源管控檔案（以下簡稱檔案）工作應遵守國家檔案法律、法規，確保檔案實體及其信息真實、 完整、系統、可用和安全。
4.2 檔案工作應與污染源管控工作管理同步，納入質量保證體系、管理程序和崗位責任制等，實現從 污染源管控文件材料（以下簡稱文件材料）形成、整理到歸檔的全過程管理。
4.3 生態環境部門的檔案工作機構或檔案工作負責部門（以下簡稱檔案部門）負責本單位檔案的集中統一管理，對本單位文件材料的收集、整理、歸檔工作進行監督和指導，認真做好檔案的接收、保管、 開發利用等工作。
4.4 文件材料承辦部門（承辦人）應在本檔案部門的指導下，負責本部門文件材料的收集、整理和歸 檔。若承辦部門涉及 2 個及以上，由主辦部門負總責。
4.5 文件材料承辦部門負責人對歸檔文件材料的真實性、完整性、可用性、安全性負責，并負責督促 指導承辦人收集、整理文件材料，按檔案管理要求及時歸檔。文件材料承辦部門委托第三方機構參與 污染源管控工作產生的文件材料，應遵循 DA/T 68 的有關規定。被委托方負責收集、整理，并按規定交接委托方歸檔，委托方應當進行相關指導。
4.6 文件材料承辦部門撤銷、業務調整或承辦人退休、工作崗位變動時，必須做好文件材料的清理交 接工作。
4.7 涉密文件材料、檔案的管理及開發利用應嚴格遵守國家有關保密規定。
5.1 文件材料的形成與積累，實行與污染源管控工作程序同步管理的原則。
5.2 承辦部門（承辦人）根據歸檔范圍（包括但不限于附錄 A）及時收集文件材料，在本單位檔案部門指導下，進行預立卷。歸檔范圍主要包括污染源調查、污染源監督、污染源治理、環境風險管控等 工作和活動中產生的，具有保存價值的文件材料。
5.3 文件材料應字跡清楚、圖樣清晰、數據準確、圖表整潔、簽字蓋章手續完備。
5.4 文件材料形成時，應采用耐久、可靠、能滿足長期保存需求的記錄載體和記錄方式。
5.5 電子文件應采用符合國家標準或能夠轉換成符合國家標準的文件格式，以便信息共享和長期保 存。電子文件及其元數據的收集應在業務系統電子文件擬制、辦理過程中完成，聲像類電子文件、在單臺計算機中經辦公、繪圖等應用軟件形成的電子文件應基于電子檔案管理系統或由承辦人手工完成 積累，應確保電子文件及其組件齊全、完整，元數據規范。
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